Assistante administrative service TravauxRéf. 724720

ETAM
Meillon (64)
CDI
Publiée le
17/02/2020

Description du poste

L’Assistant(e) administrative a pour rôle d’organiser et de prendre en charge l’ensemble des tâches administratives du service.

Elle est le premier relais du service avec l’extérieur, elle s’astreint à donner en permanence une image positive de l’Entreprise Bergeret.

Elle assure la continuité et la fluidité de la transmission des documents, de leur réception, de leur traitement et de leur archivage.

Elle est garante de la mise en application des procédures administratives internes au sein du service. Elle réfère au service développement et à la direction.

L’Assistante administrative du service travaux est en charge d’informations et de documents importants. La confidentialité est de rigueur. Elle doit faire preuve de respect de la déontologie et d'une probité irréprochable.

 

Définition du rôle :

Sans ordre de prévalence les tâches principales sont:

• Edition et la mise à jour des rapports d’activité : suivi des plannings, études, travaux, projets à venir, situations de travaux…

• Consultation du portail affaires et transmission à la direction et au service développement.

  •  Récupération des documents constituant les dossiers d'appel d’offres.

• Constitution des dossiers de réponse aux appels d’offres : collecte et contrôle des documents, mise en forme et envoi dans les délais impartis.

• Gestion et suivi administratif de tous les documents relatifs au dossier du chantier : contrat de sous-traitance, demande des agréments, ordre de service, déclarations légales et demande de réception.

• Organisation administrative des dossiers chantiers.

  •  Analyse, classement et transmission des comptes rendus de chantier et des courriers relatifs aux affaires (M.O, M.O.E., B.E.T, Bureau de contrôle, SPS, Inspection du travail, CARSAT......).
  • L'Assistante travaux doit s'assurer du suivi et de la relance en interne. En cas de défaut elle informe le responsable développement et la direction.

Une copie de chaque courrier en provenance de l'Inspection du travail, de la CARSAT est diffusée à la Direction et classé après réponse.

• Gestion des documents relatifs aux O.P.R et à la levée des réserves. Relance du M.O.E et /ou du M.O.A pour l'établissement des P.V, sous contrôle du chargé d’affaires.

• Demande d'attestations de capacité aux M.O.E et M.O.A après achèvement des affaires…

• Gestion, tenue et mise à jour des fiches références.

• Gestion et suivi administratif de tous les documents relatifs à l'hygiène et à la Sécurité. Mise en forme des PPS-PS.

• Relance des devis et établissement de la facturation sous contrôle du chargé d’affaires.

• Récupération des pointages du personnel intervenant, affectation des heures par affaire.

• Mise en forme et envoi des courriers rédigés par le service travaux et commercial.

• Diffuser en interne et classer les rapports des référents.    Rapports techniques, de chantier, de contrôle.....

  •  Gestion des fournitures administratives pour le fonctionnement du service.
  • Etablissement du planning des absences congés après validation par la direction.
  • Archivage et organisation des dossiers par affaires.
  • Gestion du planning du service travaux et développement. Relance des personnes concernées pour présence.
  •  Elaboration et suivi des dossiers de qualifications professionnelles.

Contact

Contact : Marilyn BORDES

BERGERET

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Activité principale de l'entreprise :

Plomberie

  • Chauffage - Climatisation

Entreprise familiale créée en 1964, forte de 45 salariés aujourd'hui, nous sommes spécialisés dans la Plomberie -Sanitaire, le Chauffage, La Climatisation, les Energies renouvelables et disposons de notre propre service Maintenance.

Venez rejoindre une équipe dynamique!